一、好的方案是重点

    个人认为方案策划对于整个外贸展会活动是非常重要的，它贯穿整个外贸展会。一份易于操作的策划案，包括的内容应该有这些：

    （一）参加外贸展会目的要明确

    有的放矢才能有最高效的打法。

    尽量减少假大空、标准不明确、无法衡量的目标，比如说：“提升品牌影响力”、“扩大品牌知名度”。

    你的目标，如果能细化到，成交多少个项目、获得多少个潜在客户名单之类的，最好不过了，这样便于参加外贸展会后盘点和总结。

    （二）最重要的是预算的整理

    个人认为，参展领导最关注的就是效果，其次就是成本，性价比高才是王道。展会策划期间，参展的真实效果暂时是无法预估的，我们能够做的是从历届外贸展会的规模、参展人流量、观众的质量，其他同行参展的评价得到对展会的大概评估。在效果暂时看不到的情况下，领导关注的就是成本了，因此预算的整理是非常重要的工作。

    （三）做好外贸展会工作安排

    然后，最繁琐、最耗脑细胞的是外贸展会工作的安排。我习惯在方案中列出大概的工作划分，详细的工作内容表和进度表用project给出，方便管控和查看。

    二、备展期间要做这些工作

    （一）展位搭建

    外贸展会一般会在开展2-3个月前分配好展位，特装位展馆就提供一块空地，需要企业自行搭建。搭建设计耗时月1个月。

    第一步，确认好你的搭建需求，如果可以，画好你的设计草图。

    一个展位需要的区域基本是接待台、产品展示区、接待区、储物间等。

    第二步，寻找搭建公司出方案。

    时间充裕的话，一场外贸展会的搭建方案寻找需要1个月左右，我习惯操作4个流程：初稿、二稿、三稿、终稿。初稿看设计布局，二稿敲布局，三稿改细节，到了三稿整体基本都确定了。终稿后，签订搭建合同。合同签订时注意看材料，设备那些要写明参数等。

    第三步，整理报馆材料。搭建公司会把报馆工作做好，基本1天时间足够。不过我习惯预留3天时间做这个，以防突发情况。

    第四步，等待搭建公司制作材料。

    第五步，就是实地搭建了。

    （二）产品准备

    重点，务必多次测试产品。

    软件公司可以租赁展馆网络，不过建议自己搭建一个局域网（有时候展馆的网络并不给力），或者携带4G网备用（展会期间，4G网一般没啥用，超级卡，但有总比没有强）。

    硬件公司的话，建议在展位设计时重点考虑展位的布局。

    （三）物料准备

    A.宣传物料

    包括实物物料和电子物料。实物物料，有企业画册、产品彩页、环保袋、订制礼品（用于吸引观众）、海报、邀请函（纸质版和电子版）、名片、二维码贴、企业制服等。电子物料，一般为企业的宣传资料、产品的宣传资料（如视频、PPT、产品安装包等）。

    B.办公物料

    一系列办公室用品，包括但不限于签字笔、记号笔、剪刀、刀、纸、名片架、名片盒、客户信息收集表、订书机（含多盒订书针）、饮用水（含水杯）、抹布、台花等。

    （四）人员培训

    参外贸展会人员的培训、产品讲解的培训等，参加外贸展会前都要全体参加。

    （五）宣传推广

    1、广泛推广：

    企业官方平台（官网、微信号……）

    外贸展会的平台（会刊、官网、合作媒体等）

    外贸展会实地广告（落地广告、大幅海报、拱门广告、刀旗……）

    新媒体平台、传统平台的推广

    2、针对性推广：销售客户邀请（提前做好邀请函）等。

    （五）后勤

    行军打仗、粮草先行。尤其是大型外贸展会时，整个城市的酒店都会是爆满的状态。建议提前2个月定酒店，提前一个多月定火车/高铁/飞机票。

    饮食这一块，重点确保展期工作人员的饮食。一般外贸展会都会提供餐饮，不过对比会越贵、口感一般。如果不想在展馆内吃，展馆周围基本都会有派发快餐小卡片的。

    （六）其他

    糖果、饮料机器人等吸引观众的小手段，都可以尝试下。

    三、展会期间重点注意这些细节

（一）搭建（搭建期）

    1、新手建议严格按照施工图的尺寸走；

    2、进场时检查好物料的质量等，有问题迅速处理；

    3、搭建商提供的设备一定要调试到位；

    施工现场记得带个口罩（曾经被呛得嗓子超级不舒服~~）

（二）物料清点（展期）

    1、参加外贸展会的商会比观众提前半小时进场，推迟半小时离场。利用好这段时间清点物料并做好产品的检查。记得向同事们加油打气！

    2、分好展位站位，确保观众从任意方向过来都立刻有人接待。

    3、专门安排1人录像拍照，专门安排1人收集展区其他参展商的资料。

    4、制作2个X展架做宣传备用，展会时有时可以放在人流入口处宣传。

    5、有的外贸展会允许参展商在观众报到处、参展商报到处放物料做宣传。

    6、把控好重头产品讲解的频率，讲解前可以用小游戏或者礼品聚集人气。

    7、一般礼品，送个小拖车，夏天送个小扇子还是很不错的。

    8、参加外贸展会期间，如果是点外卖请及时订餐，最好9点半左右就要预订好。

    四、盘点、总结，以利下次

    召开总结会议，整理参加外贸展会的报告和经验。